אלישע ויאיר, בהמשך לעבודה המשותפת ולדיוק הצרכים שביצענו, גיבשנו פתרון ממוקד שמטרתו לעשות סדר בתהליך ההזמנות הקיים מול המספרות והסוכנים — בלי לשנות את שיטת העבודה שכבר עובדת היום.
המערכת תפותח על גבי האתר הקיים ותהפוך את תהליך ההזמנה הטלפוני/וואטסאפ לתהליך מסודר אחד: הספר מזמין מתוך המוצרים באתר, בוחר את הסוכן המטפל, וההזמנה עוברת ישירות לדשבורד של אותו סוכן לצורך שיבוץ, טיפול והשלמה.
העיקרון המנחה: לא מחליפים את מערך המכירות, האספקה, החשבוניות או התשלום שלכם. מסדרים את שלב קבלת ההזמנה ואת העבודה היומית של הסוכן — כדי לצמצם פספוסים, לרכז הזמנות במקום אחד ולאפשר ללקוחות להיחשף בצורה מסודרת לכל סל המוצרים באתר.
מטרת המערכת
- ריכוז הזמנות שמגיעות כיום בטלפון ובוואטסאפ לתהליך מסודר באתר.
- הצגת סל המוצרים ללקוח בתוך האתר, במקום להסתמך על היכרות חלקית עם המוצרים.
- העברת כל הזמנה ישירות לסוכן המטפל שנבחר על ידי הספר.
- דשבורד סוכן שמציג הזמנות חדשות, הזמנות ששובצו ליום עבודה והיסטוריה של הזמנות שהושלמו.
- שמירה מלאה על שיטת האספקה, החשבונית והתשלום הקיימת היום.
תהליך העבודה במערכת
1 הספר מבצע הזמנה
בחירת מוצרים, סל וטופס הזמנה כפי שקיים היום, עם שדה חובה נוסף לבחירת הסוכן המטפל.
2 ההזמנה נשמרת
המערכת משייכת את ההזמנה לסוכן שנבחר ושומרת אותה בסטטוס פנימי "לא שובצה".
3 הסוכן מקבל אותה
ההזמנה מופיעה בדשבורד האישי עם עיר, מספרה, כתובת, פרטי קשר ותוכן ההזמנה.
4 שיבוץ ליום עבודה
הסוכן מעביר את ההזמנה ליום הרלוונטי; בתוך היום ההזמנות מוצגות בצורה מסודרת לפי עיר.
5 אספקה בשגרה הרגילה
הסוכן מספק במסלול הקיים. חשבונית ותשלום ממשיכים להתנהל כפי שהם היום, מחוץ למערכת החדשה.
6 השלמה ושמירת היסטוריה
הסוכן מסמן "הושלם". ההזמנה יורדת מהעבודה הפעילה אך נשמרת בהיסטוריה למנהל האתר.
צד הספר – הזמנה פשוטה ומוכרת
- תהליך ההזמנה הקיים באתר נשאר כפי שהוא: מוצרים, סל, טופס הזמנה ואישור.
- יתווסף שדה חובה אחד: בחירת הסוכן המטפל מתוך רשימה.
- שם העסק, איש קשר, טלפון, כתובת, עיר והערה נשמרים ומוצגים לסוכן מתוך נתוני ההזמנה.
- אין שיוך אוטומטי של מספרה לסוכן; הספר בוחר את הסוכן בכל הזמנה.
צד הסוכן – דשבורד עבודה אישי
כניסה והרשאות
- תפקיד משתמש ייעודי בשם "סוכן".
- כל סוכן רואה אך ורק הזמנות ששויכו אליו.
- כניסה דרך טופס התחברות באתר והפניה ישירה לדשבורד, ללא גישה לממשק הניהול של WordPress.
- מנהל האתר מוסיף ומסיר סוכנים מהניהול הרגיל.
דשבורד מותאם לנייד
- עמוד עבודה מותאם לסמארטפון, שניתן להוסיף למסך הבית כמו אפליקציה.
- לשונית לא שובצו לכל ההזמנות החדשות.
- לשוניות לפי ימי עבודה, כאשר ההזמנות בכל יום ממוינות לפי עיר.
- העיר מופיעה בראש כל כרטיס הזמנה כדי להקל על מיון וסריקה מהירים.
- בכל הזמנה: מספרה, איש קשר, טלפון לחיץ, כתובת לניווט, פירוט מוצרים וכמויות והערת לקוח.
- פעולות מהירות: שיבוץ ליום, העברה ליום אחר וסימון "הושלם".
- כפתור העתק הודעה שמייצר את ההזמנה בפורמט טקסט לשליחה בוואטסאפ במידת הצורך.
אשקלון
מספר הזמנה: #10582 | מספרה: Hair Studioאיש קשר: יוסי כהן | טלפון: 050-1234567
כתובת: הנשיא 15, אשקלון | סוכן מטפל: משה
פרטי ההזמנה:
2 × שמפו HYLOREN לשיער מוחלק 1000 מ"ל
3 × מסכת HYLOREN לשיער מוחלק 500 מ"ל
1 × KOO KOO טיפול לשיער 200 מ"ל
4 × צבעי Eco Tone גוון 7.0
סה"כ: 10 יחידות
הערת לקוח: נא להביא גם קטלוג צבעים אם יש.
התראות
- מייל מיידי לסוכן על כל הזמנה חדשה, עם תוכן ההזמנה המלא – כלול במחיר.
- התראת דחיפה לנייד דרך הדפדפן, לאחר הוספת הדשבורד למסך הבית – כלול במחיר.
- WhatsApp אוטומטי לסוכן אינו כלול בשלב זה; ניתן לבחון ולהוסיף בהמשך חיבור דרך שירותי WhatsApp Business של Meta, בכפוף לזמינות השירות, לאישורים, למדיניות ולתמחור של Meta במועד ההטמעה.
צד מנהל האתר
- ההזמנות נשארות הזמנות WooCommerce רגילות.
- שדות הסוכן, מצב השיבוץ והיום המשובץ נשמרים בנפרד ואינם משנים את סטטוס ההזמנה הרגיל.
- מסך ההזמנות הקיים יציג סוכן, עיר ויום משובץ, עם סינון לפי סוכן.
- היסטוריית ההזמנות נשמרת גם לאחר שהסוכן מסיים את הטיפול.
תשתית קיימת – ללא עלויות אחסון נוספות
המערכת תפותח על בסיס האתר הקיים של Mon Platin Pro ותישען על סביבת WordPress / WooCommerce הקיימת. אין צורך באתר נוסף, שרת נוסף או חבילת אחסון נפרדת עבור המערכת במסגרת האפיון הנוכחי.
מה אינו כלול בהצעה
- שינוי בתהליך ההזמנה, התשלום, החשבונית או האספקה הקיימים.
- מערכת ניהול מלאי.
- תכנון מסלולי נסיעה אוטומטי.
- שיוך אוטומטי של מספרות לסוכנים.
- אפליקציה נפרדת לחנויות האפליקציות.
- עיצוב מחדש של האתר או עמודי המוצרים.
- שליחת WhatsApp אוטומטית דרך שירות צד ג'.
- כל רכיב או יכולת שלא פורטו במפורש במסמך זה.
עלות השקעה
פיתוח מערכת הזמנות B2B על גבי האתר הקיים
4,800 ₪ + מע"מ | תשלום חד־פעמי
המחיר כולל את פיתוח המערכת בהתאם לאפיון המפורט בהצעה זו, על בסיס האתר והתשתית הקיימים, ללא עלות אחסון נוספת בגין המערכת.
מחיר מיוחד ללקוח קיים: מדובר במחיר ידידותי שניתן במסגרת מערכת היחסים הקיימת עם Mon Platin Pro, ובין היתר מתוך רצון שלנו ב-EZpoint להרחיב את תיק העבודות בתחום מערכות B2B ומערכות תפעול מהסוג הזה. היקף הפיתוח נשען אך ורק על האפיון המפורט במסמך.